广州华立学院不归档的文件材料范围及处理工作指引

 一、不归档的文件材料范围

(一）文书类文件材料不归档的范围

1.上级机关下发的文件材料中，普发性的不需办理的、与本校工作和人员无关的文件材料，工作参考的抄件、复制件等；

2.本校产生的文件材料中，重份的文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿及校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性群众来信、电话记录，校内各部门因工作需要搜集参考的文件材料；

3.上级机关征求意见未定稿的文件材料；

4.非隶属单位抄送本校知照而不需执行和办理的文件材料；

5.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

6.本校领导兼任外单位职务工作形成的与本校无关的文件材料；

7.未定稿的文件材料。

(二)教学类文件材料不归档的范围

1.上级关于教学工作普发(非专指高校)、与我校工作无关的文件材料；

2.上级有关教学的未定稿的文件材料；

3.重份的文件；

4.无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；

5.非隶属单位抄送的不需要办理、也无参考价值的文件材料；

6.校内其他单位发来的文件材料；

7.与校外单位交换来的文件材料；

8.未定稿的文件材料。

9.存系教学类文件材料。

存系教学类文件材料

(三)科研类文件材料不归档的范围

1.上级关于科研工作普发(非专指高校)、我校工作无关的文件材料；

2.上级有关科研的未定稿的文件材料，未生效的合同、协议书；

3.重份的文件材料；

4.无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；

5.非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料；

6.校内其他单位发来的文件材料；

7.与校外单位交换来的文件材料；

8.未定稿的文件材料。

以上不归档材料如认为必要，也可有选择地作资料暂存。

(四)产品生产类文件材料不归档的范围

1.未定稿的材料和未定型的草图、蓝图、工时定额；

2.未生效的合同、协议书；

3.重份文件和重份图纸；

4.无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；

5..未定稿的计划、制度。

(五)基建类文件材料不归档的范围

1.上级关于基建工作普发(非专指高校)、我校工作无关的文件材料；

2.正式施工前的草图、未定型图纸；

3.重份文件和重份图纸；

4.无查考价值的事务性、临时性文件材料；

(六)仪器设备类文件材料不归档的范围

1上级关于仪器设备工作普发(非专指高校)、与我校工作无关的文件材料；

2.未生效的合同、协议书；

3.仪器设备广告、宣传材料，定货会、展销会宣传品；

4.重份的文件材料；

5.未定稿的管理性文件材料；

6.无查考价值的广告、宣传材料和定货会、展销会宣传品。

(七)出版类文件材料不归档的范围

1.上级关于出版工作普发(非专指高校)、与我校工作无关的文件材料；

2.未生效的合同、协议书；

3.不退、不用的稿件；

4.非定稿的稿件；

5.重份的文件材料；

6.无查考利用价值的事务性、临时性文件材料。

(八)财会类文件材料不归档的范围

1.上级有关财务的普发性(非专指高校)、不办的文件材料；

2.未生效的合同、协议书、单据；

3.重份的文件材料；

4.无查考利用价值的一般性、临时性文件材料；

5.未定稿的文件材料；

6.与校外单位交换来的材料（可作本部门资料保存）。

(九)照片、录音、录像类文件材料不归档的范围

1.不能反映本校工作、活动的照片、录音、录像材料；

2.音响、画面严重失真，内容残缺无使用价值的照片、录音、录像材料；

3.重份的照片、录音、录像材料；

4.无查考利用价值的事务性、临时性文件材料。

二、不归档的文件材料处理办法

1.各单位每年在文件材料立卷归档和清退文件的同时清理不归档的文件材料。

2.对不归档的文件材料应加强管理，不要随便堆放。如需作为资料留存的应编制目录清单，整理组卷后妥善存放，需要销毁的应及时处置掉。

3.销毁文件材料中有密级的应按有关保密规定办理。对于一般性文件材料，只登记收发文号码，或在收发文薄上加盖“销毁”戳。

4.凡要销毁的文件材料，都要经本部门有关领导批准，由二人监销，保证不丢失、不漏销。