毕业生档案材料包括：中学档案、党团材料（正式党员装入档案，预备党员密封后自带）、学生登记表、体检表、成绩总表、论文考核评议书、综合测评手册、其他奖惩材料和报到证。以上材料6月至7月上旬由学生档案室组织学部负责人整理、核查、确认并签字。

    所有毕业生档案由学院学生档案室邮寄转出，一般情况不得自行携带。

    5、结业生

    档案暂留学院学生档案室，当取得毕业资格后，毕业生到我院就业办申请办理报到证，学生档案室在拿到报到证后寄出档案至报到证所标注的主管单位。

    邮寄形式说明：由于广东省不再统一组织毕业生档案转递，所以广东省内毕业生档案均以中国邮政EMS形式发送，省外毕业生以机要方式发送，如有变动请及时关注学院学生处通知。

    档案具有三大功能：一是个人经历的真实记录二是表明一个人的行政隶属关系三是为本人提供相关的人事服务依据。

    目前个人档案仍然在很多领域有着重要的作用，比如在交纳养老保险金和退休后养老保险发放时，个人档案记录的工龄、工资待遇、职务、受保时间等都是主要依据。弃档的毕业生在毕业后的转正定级、职称申报、办理社保、买经济适用房、婚育证明、出国以及考研、考公务员时都会遇到很大麻烦。而个人档案还在办理遗产继承时也有着重要的原始证明资料作用。

    办理档案管理有四种方式。第一种是毕业生代理第二种是个人代理第三种是单位代理第四种是纯档案托管。各地情况不一，详情可到当地人力资源中心咨询。

    案例1：今年5月，有一个姓邓的小伙，籍贯焦作，考的是河北省的公务员，分数是第二名。政审的时候，他才开始东奔西跑地找档案，先到学校找没找到，后又到焦作市人才交流中心查也没查着。小伙当时很着急，如果没有档案，就是考上公务员，也肯定录取不了。

    案例2：说起弃档一事，小刘更是苦不堪言。小刘大学毕业后，进入一家私营企业工作，与企业签订了3年的劳动合同，但是工作一年多后她就跳槽了。考虑到违约要付2000元违约金，她就将档案“遗弃”在了原企业。今年，小刘想办理个人社保需要档案，可是原来工作过的企业已经消失，档案更是不知去向。

毕业生在求职时应先问清楚单位是否接收人事档案，不接收档案的，应将档案转到何处。进入新单位时，要催促单位办理用工手续和签订劳动合同，并及时将招工录用材料和劳动合同交给档案管理部门。如果一时没有找到合适的单位，可将档案先交给政府所属人才交流机构托管。

    毕业生务必在档案寄出后一个月内通过EMS单号查询档案是否已投递，并在两个月内（因各地录入数据时间不一，可根据实情及时咨询）联系档案到达单位，确认档案已到并办理相关手续。在8月份，学生档案室会将学生档案邮寄详情公布在广东工业大学华立学院学生处网站通知（http:hualixy.com/xsc）。