各二级学院：

根据广东省教育厅关于做好2023年高校毕业生档案管理工作的文件有关规定，为做好我校2023届毕业生档案派遣工作，保证毕业生顺利就业，现将档案整理、装档和派遣的工作通知如下：

一、档案材料整理工作请于6月30日前完成。各二级学院对档案材料整理工作要确定专人负责，档案里的材料按目录（附件1）顺序排列，每个班级的学生档案按点名册顺序排列，并按规定时间将毕业生档案整理完毕,以便按时派遣毕业生档案。

二、下列材料须归入档案

1.报到证

2.学生登记表

3.学生综合素质测评手册

4.高等学校毕业生登记表

5.毕业论文评议表

6.成绩表

7.授予学士学位通知书

8.体检表

9.团组织材料

10.中学材料、报考材料、专科材料

11.党组织材料

12.士兵档案

13.其他(获奖材料/考证材料等)

三、各二级学院装档工作时间为：2023年6月1日至7月1日。7月2日至6日二级学院自查档案是否有错装、漏装现象，学生处全部检查完后方可领取密封条封装。7月10日（暂定）将学生处下发的邮寄详情清单,各二级学院核对完毕后交学生处。7月12日后领取EMS信封、贴邮件详情单并将档案装入EMS泡沫袋信封。7月20日前将学生档案寄出。

四、装档地点为各二级学院自行安排。各二级学院派人到学生档案室领取毕业生高中档案或专科档案，整合大学期间档案材料，按（附件1）《学生档案目录》材料进行装档，装档步骤见（附件3）。

五、正式党员和预备党员材料装入毕业生档案，入党积极分子材料一般由学生本人带走。

六、填写好《2023届毕业生档案卷内明细表》（附件2）电子版和纸质版,并交回学生处。

七、派遣毕业生档案时间：2023年7月20日，各二级学院把档案申请留校的、待改派的、结业生的等情况的档案抽出捆好，并在上面附上名单和说明。注意事项：派遣前先把所有资料电子版、纸质版发到学生处，学生处与二级学院核对数据完毕之后，再进行清点、派遣，核对无误后通过邮政快递EMS寄出。

八、注意事项：

1．请认真、仔细核对毕业生进档材料，如有疑问请上报学生处。

    2．严格按档案目录所列类别内容整理档案，并做好记录。防止混装、错装、漏装，做到一人一袋。

    3.所列目录中有材料的，请注明份数，凡是有材料而目录中未列名称的，请在空白栏中填写。

    4.所有材料的填写均需用黑色中性笔，书写工整规范，不能涂改。

广州华立学院学生处

2023年6月1日