广州华立学院学术活动管理办法

第一章  总则

第一条 为促进学校学术交流，提高学科建设和科学研究水平，扩大学术影响，加强学术交流活动管理规范化、制度化，根据国家相关规定，结合学校实际，特制定本办法。

第二条 学校各部门应重视学术活动工作，鼓励各单位进行学术交流活动，调动科学研究积极性。

第二章  学术活动的范围

第三条  本办法所指学术活动是指由学校主办、承办或协办的各类学术研讨、学术交流等活动，以及本校教职工参加校外学术研讨、学术交流等活动。具体范围包括：

（一）由学校或学校与校外单位共同主办、承办或协办的国际性学术会议、全国性学术会议和地区、省、市、校级学术会议；

（二）学校邀请校内外专家学者所作的学术报告会、学术研讨（专家咨询）会、学术讲座（堂）、专业学术座谈（论坛）等；

（三）校内各二级单位（部门）、科研机构组织的学术活动；

（四）教师以广州华立学院或所在二级学院、科研机构名义参加的各种国内外学术会议。

第四条  各类学术交流活动定义：

（一）国际性学术会议是指国际学术团体（学会、协会）主办的学术会议，面向国内外征集论文且有外国专家学者参加。国际学术会议分多边和双边两种类型,多边国际学术会议的与会者须来自3个及以上国家和地区（不含港澳台地区）的代表，双边国际学术会议的与会国外代表不少于会议全体代表总数的20%；

（二）全国性学术会议是指全国性学术团体（学会、协会）主办的学术会议，会议主题须紧密联系学校学科建设和科研工作，有助于提高学校的学术水平和学术地位；

（三）地区、省、市级学术会议是指区域性学术团体或已批准备案的地区、省、市级学会组织举办的学术会议；

（四）学校邀请校内外专家学者所作的学术报告是指校外专家学者受邀来我校在科学研究的新理论、新观点、新方法等方面进行的学术报告；

（五）学校各二级单位、科研机构组织的学术活动是指学校二级单位、科研机构邀请校内外专家学者开展的或本单位组织的各类学术报告会、讨论会、学术沙龙等。

第五条  教师参加的国内外学术会议是指学校教师受邀参加的国内或国外举办的，与学校学科建设和科研工作有关的各类学术会议。

第六条  以下内容不属于学术交流活动：

（一）各类课程教学活动、教研会议；

（二）为学生开设的实验、实习活动；

（三）各社团或非组织单位举办的学习交流、读书活动；

（四）其他教学或学习交流活动。

第三章  学术活动的条件及原则

第七条  学校举办的学术活动（会议）须具备以下条件：

（一）学术活动的内容必须坚持四项基本原则，指导思想正确、目的明确，坚持实事求是，符合国家和教育部的相关政策及规定；

（二）以学校名义主办或承办的学术活动（会议）要紧密结合学校的科研方向、学科和专业建设，注重学科的最新发展动态与方向，主题要有利于学校学科建设和科学研究，有利于提高学校的学术水平、学术地位和对外影响力，对学校重点学科发展和重点研究领域具有实质性的推动作用；

（三）学术活动（会议）组织健全。举办的国际国内学术会议须有我校专家进入会议领导机构；

（四）学术活动（会议）活动经费获取及使用，必须严格遵守国家法律法规的相关规定；

（五）主办（承办）的国际学术会议、全国性学术会议和地区、省、市级学术会议，须有我校学者提交的会议交流学术论文或学术报告。

第八条  学校举办的学术活动（会议）应遵从以下原则：

（一）学术活动主题和内容不得违背相关法律、法规及政策规定；不得开展与申请主题无关的其他研讨会、论坛等活动；

（二）未经批准，不得随意冠以“中国”“中华”“全国”“国际”“世界”“峰会”“高端”“高峰”“巅峰”等字样；

（三）不得强制其他组织或者个人参加，不得违规收取费用；

（四）不得进行摊派或与收费挂钩的品牌推介、成果发布、论文发表等活动；

（五）不得借机变相公款消费、旅游，不得发放礼金、礼品、昂贵纪念品和各种有价证券、支付凭证。

第四章  学术会议组织管理

第九条  学术会议实行学校和二级单位两级负责制。各类学术会议均以主办或承办的二级单位为依托进行组织管理，重要的大型综合活动由科研处组织协调。

第十条  主办（承办）的校级以上学术会议应该取得政府主管部门或学术团体（学会）的正式批文或委托函，并且符合我校相关文件要求。具体实施单位原则上须提前1个月向科研处提交《广州华立学院学术活动登记表》，并附政府或学会等主管部门的委托批文。科研处根据学校总体规划和学科建设等方面的综合情况予以审批。

第十一条  国际性学术会议原则上需在会前六个月提交会议方案，统一由国际交流合作处（港澳台事务办公室）向上级主管部门预报和申报，上级正式批复前，任何单位和个人不得对外承诺举办会议、发布正式的会议通知或邀请。国际性学术会议严格执行预报制度，会议承办单位应及时预报。校内预报受理时间为3月上旬（预报当年下半年拟举办会议）和9月上旬（预报次年上半年拟举办会议）。预报内容主要包括：拟召开会议的中英文名称、时间、地点、主办、承办、合办方、会议形式、会议内容、预计参加会议人员的国别数、预计参加会议的人数、所需经费等。

第十二条  全国性学术会议需在会前三个月向科研处提交会议方案，方案应包括会议名称、内容、地点、规模、参加人、经费来源及预算等。由科研处会同学校有关部门进行审查后，主办或承办单位上报主管校领导，由校长办公会批准。

第十三条  凡举办学术会议，需按学校相关规定报备、审批，并严格遵守相关管理要求。

第十四条  学校二级单位开展的学术活动由该单位主要负责人负责，分管科研工作的学院领导参与。

第十五条  学术活动主办部门应当履行过程监管职责，切实加强对学术活动主题、内容和校外参加人员信息的审查。对活动举办过程中的不适言论应立即予以制止、纠正并立即向有关部门报告。发生重大责任事故应立即报告学校相关部门及校院分管领导，并启动应急预案。

第十六条  挂靠学校的各类学术机构开展的学术活动，由挂靠的二级单位负责监督和协助组织。

第十七条  举办或参加校外学术活动存在违纪违规情形，按照相关规定处理。

第十八条  召开学术会议应当坚持厉行节约、务实高效的原则，提倡“以会养会，合作办会，节俭办会”。

第十九条  学术会议主办（承办）单位在会议结束2周内，需向科研处提交会议总结、会议纪要、图片、声像及其他电子文档，如有必要将送交校档案馆立卷、存档。

第五章  学术报告（讲座）管理

第二十条  学校根据事业发展需要，邀请来校讲学或进行学术交流的国内外专家学者，应代表该领域前沿学术水平或对学校的学科建设、专业建设和科研水平提升起到推动作用。

第二十一条  主（承）办单位邀请专家、学者开展学术讲座，原则上须在讲学开展前5个工作日填写《广州华立学院学术活动登记表》报科研处，科研处及相关部门审批后方可开展活动。

第二十二条  本校教师和其他专业技术人员在校内作学术报告，填写《广州华立学院学术活动登记表》，并按照相应的审批权限履行审批手续，相关材料由主办单位及科研处备案。

第二十三条  主（承）办单位须在活动结束2周内将讲稿、PPT、活动图片及反响情况归档保存，以备查询和信息发布。

第六章  经费使用及管理

第二十四条  学术活动经费实行预算管理，所需经费由主办或承办单位在申报年度预算中列支。承办学术会议、外聘专家经费列入主办或承办单位的学科建设年度经费或部门项目年度经费预算；外出参加学术会议经费列入个人科研项目年度预算；由学校统一组织的学术活动经费列入科研处年度业务经费预算。

第二十五条  承办学术会议相关费用标准参照地区相关标准执行；其余学术活动经费标准，上级文件有具体要求的按照上级政策执行，无具体要求的按我校相关标准执行。

第二十七条  鼓励教师积极参加学术会议并做学术报告，所需经费从本人的科研项目经费支出；鼓励各二级单位经学术委员会讨论后，从所在学科、系部、中心等经费渠道，择优支持暂无经费且受邀做大会/分会报告的教师参加本领域知名学术会议；提交的论文和报告由作者自行负责；申请参加国际国内学术会议应提交申请报告并详细说明：会议名称、内容、时间、地点、被邀请报告人的基本情况以及会务费交纳等情况，以备检查审计。出国（境）参加国际性学术会议应按照规定办理因公出国（境）审批手续。

第七章  附则

第二十八条  主办（承办）国际性学术会议议题、参会代表发言及会议期间安排的各项活动，以及教职工赴国（境）外参加国际性学术会议，均不得违反国家安全、保密和涉外工作规定。

第二十九条  本办法自发布之日起施行，由科研处负责解释。