第一章  总  则

第一条  为推进依法治校，规范学校合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国劳动法》等相关法律法规规，制定本办法。

第二条  本办法所称合同，是指以学校或学校授权单位作为一方当事人，与其他自然人、法人、其他组织之间为明确双方的权利义务关系所订立的书面协议。

合同形式包括合同书、协议书、意向书、补充协议以及其他约定双方权利义务内容的文件。

第三条  本办法所称合同管理，是指学校制定和修改有关合同管理制度，并对合同的签订、履行、变更、终止、纠纷处理等环节进行组织、指导、协调及监督等系列活动。

第四条  学校实行“统一领导、归口管理、分工负责” 的合同管理体制。

第五条  合同的订立、履行，应当遵守国家法律、法规、规章和学校有关规定，坚持平等互利、协商一致、诚实信用原则，积极预防和消除风险，保证合同有效履行，维护学校的合法权益。

第六条  本办法适用于学校及其所属各职能部门、学院、江门校区的合同管理。

第七条  未经审核或授权，任何部门和个人不得以学校名义对外订立合同，任何部门和个人不得超越审批或授权范围订立合同。

第八条  学校不得对外签订担保合同。

第九条  学校各单位应重视合同管理工作，建立健全涉及财务、印章、台账等相关合同管理制度，明确合同管理人员，加强协调配合，不断提升学校合同管理水平。

第十条  学校各单位和个人应当做好合同信息安全保密工作，未经批准，任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密和商业秘密。

第二章  管理部门与职责

第十一条  学校法治与合规办公室(以下简称“法规办”)是学校合同业务指导部门，负责全校各类合同的规范、审核、监督、协调工作，其主要职责包括：

（一）拟订和完善学校合同管理的基本规章制度，审核学校业务主管部门制定的合同范本；

（二）负责对学校归口业务主管部门、业务承办单位提交的合同的合法性进行审核，依法提出法律意见；

（三）参与学校重大合同的谈判、论证和风险评估；

（四）负责合同签订的授权；

（五）督促、协调学校涉及的合同法律纠纷；

（六）办理学校的其他合同法律事务。

第十二条  学校各职能部门是学校合同归口业务主管部门。财务、人事、科研、基建、总务、采购等职能部门根据其职责分工负责审批其业务主管范围内的合同。其主要职责包括：

（一）负责业务主管范围内的合同审批、监督、备案、检查；

（二）根据需要，制定相关合同的示范文本；

（三）协调处理业务主管范围的合同法律纠纷；

（四）学校授权的其他合同管理事务；

（五）建立合同台账。

第十三条  学校所属各单位为合同承办单位，合同承办单位主要职责包括：

（一）牵头或组织进行合同的谈判，对合同项目进行可行性论证；

（二）负责合同的起草，并对合同基本条款完备情况进行审查；

（三）根据学校授权，办理合同签订、登记或备案手续；

（四）定期、不定期汇报合同执行情况；

（五）负责合同纠纷处理；

（六）妥善保存相关合同文件和材料，建立和管理合同档案。

第十四条  合同业务主管部门制定的合同文本，经法规办审核，分管校领导批准后方可生效使用。重大合同经法规办、分管校领导分级审核，报校长办公会讨论通过批准后方可使用。

第十五条  各合同归口业务主管部门的负责人、合同承办单位负责人为合同管理责任人。

第十六条  归口业务主管部门、合同承办单位须在本部门指定一至二名合同管理或承办人，负责合同跟踪、承办等事务。合同管理或承办人应为本校工作人员。合同管理或承办人在合同洽谈、签订、履行及纠纷处理过程中发生工作变动的，与继任者之间应做好书面交接手续。

第十七条  学校财务、审计根据学校内部控制等管理制度，对学校合同管理履行相应的审计、监督等职责。

第三章 合同类型与归口管理部门

第十八条  学校合同类型及归口管理部门主要有：

（一）采购类合同，是指为有偿取得货物、工程和服务所订立的合同，原则上根据相关职能部门的职责范围，归口由相应的职能部门负责管理。具体包括：
1.建设工程及其有关的货物、房屋租赁服务采购合同，由采购管理中心、总务处负责管理（含江门校区）；
2.仪器设备、家具、成品软件和实验材料采购合同，由实验室及设备管理处负责管理；
3.校园环境绿化改造、修缮装修工程、特种设备维修、后勤保障物资及服务的采购合同，由总务处负责管理；
4.信息化建设及服务、软件开发、运维合同，由信息化办公室负责管理；
5.图书资料、数字资源采购合同，由图书馆负责管理；

6.学校学生资助、勤工助学等相关合同/协议由学生处负责管理。

（二）人事管理类合同，与教职工签订的劳动合同、聘用协议、职业晋升服务协议由人事处负责。

（三）科研类合同，包括与科研项目相关的技术开发、转让、咨询、服务等技术合同及其相关的保密、廉洁、安全、外协等关联合同，科研成果转让、转化合同，由科研处负责管理。

（四）战略合作类合同，是指与地方政府、企事业单位及其他组织订立的以实现深度合作为目的、具有战略性意义的合作协议。其中，以科研合作为主要内容的由科研处负责管理，以人才培养为主要内容的由教务处负责管理，国际交流与合作为主要内容的由国际学院负责管理，其他战略合作协议由校办负责管理。
（五）教育培养类合同，是指涉及人才培养、办班培训、实习实训、招生宣传等与教育教学活动相关的合同。其中，本科普通招生由招生办负责管理，涉及非学历继续教育、学历继续教育（业余、函授）的由学校继续教育学院负责管理，涉及与国（境）外机构合作、海外学习交流项目的由国际学院负责管理。
（六）金融服务类合同，包括投资融资、储蓄、信贷、结算、商业保险等合同，由财务处负责管理。

（七）捐赠类合同，是指学校接受自然人、法人或者其他组织自愿无偿的财产捐赠所订立的合同，以及学校对外捐赠所订立的合同，由校外教学管理处负责管理。

（八）学校学生会、研究生会、学生社团、学生组织开展学生活动以及大学生社会实践活动等对外合作合同由学校团委负责；

（九）其他合同，由法规办负责管理。

第十九条  合同内容涉及两个或两个以上归口业务主管部门职能或工作内容的，根据合同性质或主要条款确定业务主管部门；不能确定的，根据合同业务相关度来确定主管部门；经协商仍不能确定的，由校办协调确定。

第二十条  合同按照类型、性质、涉及金额等因素，分为重大合同和一般合同。

重大合同是指法律关系复杂、标的额较大，对学校权利义务有重大影响的合同，具体包括：

（一）合同金额超过项目预算的合同；

（二）涉及面广、影响较大的战略合作类合同；

（三）其他涉及学校重大利益、权利义务关系复杂、可能存在较大法律风险的合同。

一般合同是指除重大合同以外的合同。

第四章 合同谈判与起草

第二十一条  合同谈判由合同承办单位负责人主持，相关部门工作人员共同参加。合同承办单位单位应当对谈判过程与结果作书面记录，由谈判参与人员签字确认。

第二十二条  对于影响重大、专业性较强的事项，合同承办单位应当邀请相关专业领域的专家共同参加谈判。

第二十三条  合同承办单位在谈判过程中，应当对谈判相对人的主体资格、经营资质、资信状况、履约能力以及代理人的身份信息、代理权限等进行调查核实。 

第二十四条  各单位订立合同，应当优先选用国家或行业的合同示范文本，但需要认真审查，并根据实际情况适当填写。国家或行业没有合同示范文本的，应使用该合同业务主管部门制定的合同范本。

第二十五条  合同语言应当准确严谨，合同条款应当完整严密，合同主体信息详细、标的明确，内容合法可行，主要条款完备，权利义务明确，违约责任具体。一般包括以下条款：

（一）当事人的姓名或者名称和住所；

（二）合同标的；

（三）数量；

（四）质量；

（五）价款、报酬；

（六）履行期限、地点和方式；

（七）违约责任；

（八）解决争议的方法。

 涉外合同应同时提供中英文对照版本，合同内容应符合相关法律法规。

第五章  合同的审批

第二十六条  一般合同审批流程是：

一般合同经合同承办单位确认、报业务主管部门审核，由法规办审查后，经分管校领导审批通过，送校办签署。

劳动合同、聘用协议的审批流程由人事处制定。

第二十七条  重大合同的审批流程是：

重大合同由合同承办单位确认，报业务主管部门审核，由法规办审查后、经分管校领导审批，提交校长办公会审定后，送校办签署。

第二十八条  合同承办单位部门对合同的确认、审查主要包括以下内容：

（一）合同相对人的主体资格、资质、经营范围、履约能力等相关情况；

（二）合同相对人委托代理人身份、代理权限等情况；

（三）合同标的是否真实、可行；

（四）合同标的、数量、质量、履行期限、付款方式、违约责任等主要条款；

（五）合同经费是否落实。

第二十九条  业务主管部门对合同的审核主要包括以下内容：

（一）合同订立的依据是否存在，经费是否落实；

（二）合同约定内容是否与招投标文件或者谈判结果相符；

（三）合同内容是否违反国家政策或者学校规定；

（四）是否采用示范文本或者是否对示范文本主要条款作实质性变更；

（五）是否属于重要合同、重大合同。

第三十条  法规办对合同的合法性审查主要包括以下内容：

（一）合同当事人是否适格；

（二）合同必要条款是否完备，文本是否规范；

（三）合同内容是否违反法律法规禁止性规定；

（四）权利义务是否对等，是否存在对学校明显不利情形；

（五）合同订立是否符合程序。

第三十一条  合同送交审核时，合同承办单位原则上应当提供以下材料：

（一）拟定的合同文本及其附件，涉外合同应同时提供中英文对照版本；

（二）经合同承办单位负责人签字、盖章，同意报送的《广州华立学院合同审批表》(见附件);

（三）订立合同的依据，如有关公文、批示、中标通知书、会议纪要、商谈记录等，没有前述文件的，应做书面说明；

（四）合同对方为企业或其他营利性组织的，应出具对方的主体资格、资质、信用状况、履约能力等方面的证明材料；

（五）合同涉及房屋、土地使用权等不动产，或机动车等特殊动产，或商标、专利、著作权等知识产权等的权属转称或许可使用的，应要求合同相对方提供相应的权属证明文件。

（六）其他证明材料。

第三十二条  合同涉及多个合同承办单位的，须经各相关单位会签后再报合同业务主管部门审查。合同条款内容涉及两个以上部门职责的，应当同时报送相关部门审查。

第三十三条  业务主管部门、法规办应当出具明确的审查意见。提出的修改意见或者整改要求，合同承办单位应当采纳，并与合同相对人协商一致后修改合同文本，重新提交审核审查。因特殊原因未予采纳的，合同承办单位应当做出书面说明。

第三十四条  业务主管部门或法规办审查合同，应当在收到送审合同之日起5个工作日内出具书面审核意见，并根据相应审批权限作出通过审查、建议修改和不予通过的结论。

如送审材料不完备，则应在3个工作日内告知送审单位补交材料。

第三十五条  对于重大合同，法规办可与学校法律顾问协商对合同进行审查，提出书面审查意见。

第三十六条  合同文本通过审批后，在实际签订之前对合同条款有实质性变更的，应重新履行报批手续。

第三十七条  法规办应当对签订的合同予以登记，分类别编制连续合同编号，并建立工作台账。

第六章  合同的签订与履行

第三十八条  学校可以根据合同分类审批的实际需要，刻制合同专用章，在学校授权范围内使用。合同专用章由学校办公室负责管理。

第三十九条  加盖“广州华立学院”校章或合同专用章时，必须有学校法定代表人或者被授权人签名(或签名章)。合同中没有签名和签约时间的，不得盖章。

第四十条  学校董事长为学校法定代表人，除学校法定代表人直接签署合同外，学校对外签订合同，应当取得学校董事长授权委托，经授权的分管校领导、合同业务主管部门负责人以及合同承办单位负责人根据授权权限对外签订合同。

校内各单位对外签订合同，需要学校董事长授权委托的，应当申请学校出具学校董事长授权委托书。董事长授权委托书由董事长签发。

第四十一条  重大合同应当单独授权。常规性、经常性业务，每次授权的有效期为一年。

第四十二条  授权委托书应当根据所办理事项的具体情况，写明下列内容：

（一）被授权人姓名、职务、所在部门或单位；

（二）委托事由；

（三）委托权限；

（四）委托起止时间；

（五）需要明确的其他事项。

第四十三条  合同各方签署的姓名、名称（包括印章印文）应与合同首部确定的合同当事人保持一致。

第四十四条  经学校审批和授权，合同由归口业务主管部门负责人、合同承办单位负责人以本单位名义签订并成立的，可直接加盖该单位公章。

第四十五条  签署合同应当加盖骑缝章。有附件的合同，附件应当与主合同一起加盖骑缝章。严禁在空白合同或空白纸张上加盖印章。

凡未经编号、审批，没有法定代表人或被授权人签署的合同文本，一律不得盖章。

排版格式出现合同末页无合同正文条款的，应当在合同结束处明显位置打印标注“此页无正文”字样。

第四十六条  业务主管部门应根据国家法律法规和学校规定制定专门的印章管理制度，明确使用范围、登记、审批、会签、存档等相关规定。

第四十七条  合同依法签订并生效后，合同承办单位应当遵循诚实信用的原则全面履行合同义务，及时跟踪和了解合同相对方履行合同义务的情况。业务主管部门应对合同执行情况进行动态监督，督促合同承办单位依法履行合同。

第四十八条  合同履行过程中，确需变更或终止合同的，应在法定或约定的期限内，与对方签订变更或终止合同文本。变更或终止合同，应当采用书面形式并说明变更或终止的理由、变更或终止的条款及事项、履行期限、与原合同的关系等，并按本办法规定的合同审查权限和程序再行报批。

第四十九条  合同履行过程中，若对方没有按合同约定履行，合同承办单位应及时以书面函件形式通知对方，并保存通知证据，必要时听取学校法律顾问的意见或建议。同时应及时将出现的问题、拟采取的措施向合同业务主管部门和分管校领导汇报，积极采取措施以防止损失扩大。

第五十条  合同承办单位如发现合同签订或执行过程中存在欺诈等行为，应立即向分管校领导汇报，同时通知学校财务部门中止付款，并汇同学校法律顾问及有关部门积极采取措施避免风险。

上述变更或解除合同的通知或回复信函须符合公文收发要求，以挂号信、邮政快递或直接由对方签收。相关签收凭证应与合同妥善保存。

第五十一条  学校财务部门办理结算业务并进行账务处理时，应审核合同有关条款及业务部门提供的验收、入账等凭据，按照合同规定付款。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，财务部门有权拒绝付款，并及时向法规办通报。

第五十二条  合同履行过程中发生纠纷，合同承办单位和归口业务主管部门应当及时处理。处理时应先协商解决，双方经协商达成一致的，应当订立书面协议。不能协商解决或经协商不能达成一致的，应当根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。

对需要选择仲裁或诉讼程序解决的合同纠纷，业务主管部门应书面向分管校领导汇报并及时向法规办通报，经分管校领导同意后，由业务主管部门、法规办、法律顾问以及其他相关部门组成处理小组，研究确定该合同纠纷解决的具体方案，参与该纠纷的协商、调解、仲裁或者诉讼活动。

第七章  合同档案管理

第五十三条  合同承办单位应当建立合同档案，妥善保管合同谈判、签订、履行和纠纷处理过程中产生的全部原始文件资料，并将合同档案及时移交业务主管部门。

合同档案包括合同文本、补充协议、可行性研究报告、对方当事人资质材料、相关审查文件、交付凭证、验收文件、数据电文等与合同有关的材料。

第五十四条  合同签订后，法规办留存2份合同原件，定期汇总交由相应业务主管部门备案。业务主管部门应当将合同文本进行连续编号，记录合同签订时间、合同名称、合同标的、合同履行期限、合同相对方单位、经办人、审批签署人、合同履行情况等有关信息，及时登记备案。

第五十五条  合同履行完毕后，合同业务主管部门应根据合同承办单位提交的合同档案建立合同台账，指派专人负责管理，并定期将年度合同目录报法规办备案。

合同台账应如实记载以下内容：序号、合同号、合同名称、签约单位、签约人、合同标的、合同金额、履行情况及违约、变更、转让、终止、仲裁、诉讼等事项。

第五十六条  合同履行完毕后，合同业务主管部门应当根据学校档案归档范围和保管期限的相关规定，将合同档案移交学校档案馆保管。

第八章  合同管理责任

第五十七条  本办法所称合同管理责任，是指在合同订立、管理工作中，违反国家法律法规、学校规定，因故意、重大过失给学校造成较大损失而应当承担的纪律责任和法律责任。

第五十八条  合同承办单位对合同的订立、送审、履行承担主体责任，其部门主要负责人为第一责任人。业务主管部门、法规办部门根据职责分工承担相应的管理责任。

第五十九条  学校所属各单位及相关人员在合同签订和履行过程中有下列情形之一的，学校将视情节轻重给予相应的处分；给学校造成损失的，学校有权依法追究相关责任人的法律责任；涉嫌犯罪的，移送国家司法机关处理：

（一）违反程序和规定擅自对外签订合同的；

（二）超越学校授权权限签订合同的；

（三）与合同相对方当事人串通，损害学校利益的；

（四）在合同签订或履行过程中未尽注意义务，或者未按照本办法规定处理，致使学校利益受到损失的；

（五）利用学校合同谋取私利或从事其他违法行为的；

（六）未及时处理合同纠纷，或者擅自放弃权利的；

（七）因合同档案保管不善造成不利后果或故意销毁、隐匿合同材料的；

（八）应予处分的其他情形。

第九章  附  则

第六十条  本办法中未尽事宜，依照《中华人民共和国民法典》等相关法律法规规章和学校相关规定执行。

第六十一条  本办法由法治与合规办公室负责解释。

第六十二条  本办法自2022年11月25日起施行。