为确保学校档案的完整与安全，更好地为学校各项工作服务，特制定本制度。

一、凡符合《广州华立学院档案管理办法》要求的档案，全部由档案馆集中统一保管，任何部门和个人不得占为己有。

二、依据有关法规对馆藏档案进行分类、编目、排架、保管、利用、鉴定与销毁等管理工作，确保档案的完整、系统和安全。

三、维护档案的原始记录性、历史真实性，不得涂改、制造虚假档案，不得窃取、出卖和非法利用档案，违者追究法律责任。

四、所有馆藏档案按照由左向右、自上而下的顺序编号排列，档案架上标明案卷类别、年代，以便调阅，调阅后的案卷应及时归回原处。

五、每年定期对所保管的档案进行一次检查、清点，如发现问题，应积极采取补救措施，最大限度地延长档案使用寿命。

六、建立并完善全宗档案，全面记录档案馆历年档案工作情况。

七、严格遵守档案保密制度，做好涉密档案的管理工作。

八、声像、实物等特殊载体档案依据其保管要求提供必要的保管条件。