第一章  总 则

第一条 为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，更好地为学校教学、科研、管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《档案管理违法违纪行为处分规定》《机关档案管理规定》《电子公文归档管理暂行办法》《电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T18894—2016）》等法律法规和文件精神，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指学校在招生、教学、科研、管理及其他各项活动中形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学校档案工作是学校重要的基础性工作，是检查和评估学校管理水平的重要指标。学校要加强对档案工作的领导，将之纳入学校整体发展规划和年度计划，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作；纳入学校绩效考核，保障档案工作依法有序开展。

第四条 学校档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长分管档案工作，其他校领导负责检查、督促所分管单位做好归档文件材料的形成、积累和档案的收集、整理、归档工作。

第五条 学校档案工作实行统一领导、集中管理原则。校内各单位在工作活动中形成的各种形式与载体的档案，均由学校档案馆集中统一管理，做到应收尽收，应归尽归，以确保档案完整、准确、系统和安全，便于开发利用。任何单位和个人不得将应归档的材料据为己有。

第六条 学校档案工作接受广东省档案局、广东省教育厅办公室监督、指导和检查。

第二章  管理机构与职责

第七条 学校成立档案工作委员会，负责全校档案工作的统筹规划和组织协调，建立统一制度，实行监督和指导。

档案工作委员会由分管档案工作的校领导任主任，副主任由学校办公室、档案馆、信息办负责人担任，委员由学校相关职能部门负责人担任。

第八条 学校档案馆是集中保存和提供利用学校档案的专门机构，负责对全校档案工作进行指导、监督与检查。其管理职责是：

（一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，规划学校档案工作；

（二）完善和制定学校档案管理工作的规章制度，并监督、检查各单位贯彻落实情况；

（三）负责学校各类实体档案和电子档案的收集、管理和利用，组织实施学校档案信息化建设；

（四）对学校各单位档案工作进行指导、监督和检查，对违反档案管理办法、不按规定归档的单位和个人进行问责；

（五）编研、出版档案史料，开发档案信息资源；开展档案的开放和利用工作；

（六）负责学校专（兼）职档案人员队伍建设，对学校专（兼）职档案人员进行业务培训和指导；组织开展档案学术研究和经验交流等活动

（七）完成上级主管部门和学校交办的其他工作。

第九条 校内各单位是档案材料形成与归档的部门，接受档案馆的业务指导、监督和检查，其主要职责包括：

（一）贯彻执行国家档案法律法规和本校档案工作规章制度；

（二）按照学校规定做好本单位各类文件材料的保管、整理、立卷等工作，做到完整、准确、系统、安全，按时完成本单位纸质文件材料和电子文件的归档工作，并向档案馆移交；

（三）确定一名负责人分管本单位的档案工作，统筹、督促、审核本单位档案工作相关事务；原则上确定本单位负责行政事务工作的管理人员为兼职档案员，负责本单位档案的收集、整理、保管和移交工作；

（四）学校各单位应当将档案工作纳入本单位兼职档案员的职责范围，并作为检查、考核其工作业绩的依据之一。

第十条 学校专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制，享受相应待遇。

第三章  档案管理

第十一条 学校实行纸质文件材料和电子文件同步归档。归档范围包括文书、科技、会计、专业、照片、录音、录像、业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体、实物12个一级门类。科技档案分为科学研究、基本建设、设备、产品生产4个二级门类；专业档案分为教学、出版2个二级门类。具体如下：

（一）文书档案：是反映学校党群、行政管理等活动的档案。主要包括上级机关与学校关于党群、行政、人事、外事管理的文件材料；学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、规章制度、统计报表、总结等文件材料；学校行政工作的计划、总结、校内请示、合同及各类统计报表；各种会议文件、会议纪录及纪要；学校派遣有关人员出席国际会议、出国（境）考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料。

（二）科技档案：是反映学校科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案，一般包括基建档案、设备档案、科研档案和产品生产档案等二级门类。

1.科研档案：主要包括学校承担的科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。

2.基建档案：主要包括学校在基本建设管理和基本建设工程活动（含电子政务工程、展陈设计等土建工程部分、设备安置施工部分）中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。

3.设备档案：主要包括学校各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备以及软件系统、设计、服务等无形设备（价值在20万元及以上）的招投标全套文件、随机配套的技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

4.产品生产档案：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像。

（三）会计档案：主要包括学校在财务管理和会计活动中形成的具有保存价值的文字材料、凭证、账簿、报表、工资册等材料。

（四）专业档案：专业档案是指学校管理中形成的特有档案，一般包括教学档案和出版档案等二级门类。

1.教学档案：主要包括学校在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的反映教学综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、毕业生与学位、教材建设等工作内容的文件材料。

2.出版档案：主要包括学校自行编辑出版的学报、校报及其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（五）照片档案：是指学校在各项工作活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。照片档案可分为传统照片档案和新型照片档案两类。传统照片档案是指以感光材料为载体，以影像为反映方式的有保存价值的历史记录。新型照片档案是指运用数码影像技术与计算机技术形成的照片档案，它属于电子档案。

（六）录音档案：是指学校在各项工作活动中采用不同记录载体形成的以声音为主要呈现方式的信息记录。通过计算机、数字化转换等电子设备形成、传输和存储的数字音频文件。录音电子文件由内容、结构、背景组成。

（七）录像档案：是指学校在各项工作活动中采用不同记录载体形成的以影像为主要呈现方式的信息记录。通过计算机、数字化转换等电子设备形成、传输和存储的数字音视频文件。录像电子文件由内容、结构、背景组成。

（八）业务数据档案：是指学校各业务系统中不宜或不能以文件形式存储但又需要保存的结构化数据。

（九）公务电子邮件档案：是指学校在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件。

（十）网页信息档案：是指学校网站发布的网页和学校采集其他网站发布的反映本学校相关工作的网页。

（十一）社交媒体档案：是指学校通过微信公众号、微信视频号、抖音、微博等社交媒体平台发布的信息。

（十二）实物档案：主要包括学校集体或个人在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等；在公务活动中获赠的纪念品；上级领导、知名人士的题词、字画等；学校使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品等；其他有保存价值的实物。           

第十二条 学校实行文件材料形成单位、职能部门立卷的归档制度。档案材料形成单位、各职能部门对各自负责立卷归档的材料及时进行整理、组卷、装订，并按要求移交给档案馆。

第十三条 学校各单位归档的文件材料应当质地优良、书绘工整、声像清晰，符合有关规范和标准要求。原则上要求是原件，具有凭证作用的文件材料须加盖印章。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T18894—2016）》执行。

第十四条 实体文件材料归档时间：党政部门和按年度归档的单位一般应当在次年六月底以前归档；教学单位和按教学年度归档的单位，一般应当在次年寒假前归档；科研类文件材料应当在项目完成后两个月内归档；基建类文件材料应当在项目完成后三个月内归档。

电子文件材料归档时间：学校各单位业务系统所产生的电子文件，应当在系统启用时与学校档案馆档案管理平台进行系统对接，业务办结后实时归档；其他电子文件一般应在当年采用在线式归档方式或者可卸载式归档方式移交。

第十五条 档案材料移交、接收必须履行手续，填写移交目录、整理说明书或归档说明书各一式两份，写明案卷标题、密级、保管期限、卷内文件页数、案卷总数及移交时间，交接双方要在移交目录上签名、盖章，各执一份存查。

第十六条 学校档案馆按照《广州华立学院档案分类方案》对馆藏档案进行分类、编号、排列上架。按照《广州华立学院文件材料归档范围和档案保管期限表》确定档案材料的保管期限。对保管期限已满的档案、已失去保存价值的档案，经学校档案鉴定小组鉴定并登记造册、报分管档案工作的校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第十七条 档案馆建立档案统计制度，定期对档案的接收、整理、保管、利用和馆内各种数据情况进行统计，并按国家有关规定报送学校档案工作基本情况统计报表。

第四章  条件保障

第十八条 学校为档案馆配备充足的档案管理专门人才，提高档案管理水平。

第十九条 学校将档案工作和档案资源建设所需经费列入预算，保证档案工作需要。

第二十条 学校为档案馆提供专用的、符合《机关档案管理规定》和《档案馆建设标准》（建标103-2008）的档案用房和管理设施。配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物、防磁等必要设施存放声像、电子等特殊载体档案。

第二十一条 学校将数字档案馆建设纳入数字校园整体建设规划，为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化、档案信息安全所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第五章  档案的利用和开放

第二十二条 学校档案馆设立专门的阅览室，编制必要的检索工具，提供开放档案目录、计算机查询系统等，为档案利用者创造便利条件。

第二十三条 档案利用者必须遵守以下规定：

（一）档案利用者须进行登记手续，填写查阅事由、查阅内容。

（二）学校的各类档案主要为学校工作服务。学校教职工因工作需要查阅档案，凭本人工作证可查阅开放档案，并可以摘录或复制。原则上，档案材料原件不予借出，如确需借出，还须经分管校领导批准。

（三）外部人员需要查阅档案，须持本人所在单位介绍信或本人有效证件，并根据查阅内容经档案形成部门相关领导批准后，可查阅开放档案，并可以摘录或复制。原则上，档案材料原件不予借出。

（四）历届毕业生利用本人的学籍、学位档案，须出示本人身份证原件。如委托他人办理，被委托人须出示本人身份证原件、委托人的委托书及其身份证复印件。

（五）学校工作人员原则上只能查阅本人承办工作范围的档案。不属于原文件规定阅读范围的人员，需查阅有关文件时，须经档案形成部门相关领导批准；除学校党政办负责人和文字秘书外，一般人员不得查阅党政会议记录；凡查阅人事、组织工作（包括干部任免、升调、处分、审查及定案结论等）材料，须经人事、组织部门相关领导批准。

（六）凡因私和外部人员要求复印档案，由档案馆工作人员负责办理，并按学校财务相关规定收费。

（七）档案利用者应对档案的安全、保密和完整负责，不得随意拆卷、涂改、损毁或转借他人。否则，除负责赔偿损失外，还须根据有关规定报请学校另行处理。

第二十四条 学校档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的。

（二）涉及专利或者技术秘密的。

（三）涉及个人隐私的。

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十五条 学校档案馆是本校出具档案证明的唯一机构。

第六章  奖励和处罚

第二十六条 档案馆应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责，对于专（兼）职档案人员在档案工作中作出突出成绩者给予表扬和奖励。

第二十七条 有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的。

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的。

（三）涂改、伪造档案的。

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的。

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的。

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章  附 则

第二十八条 本办法自公布之日起施行。