广州华立学院立卷归档工作指南

一、工作目的

为规范我校文件材料立卷归档工作，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《机关档案管理规定》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《归档文件整理规则》等法律法规，结合本校实际，制定本工作指南。

二、工作要求

（一）归档范围的确定

1.归档的原则

（1）归档的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

（2）归档的文件材料必须反映学校各项活动的全过程，保证完整、准确、系统。

（3）归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾各种文件材料的不同特点和成套性。

2.归档的主要内容

学校在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料，主要内容包括文书、科技、会计、专业、照片、录音、录像、业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体、实物等方面，具体范围见《广州华立学院文件材料归档范围和档案保管期限表》。

3.凡属应归档的文件材料若采用计算机管理而无纸质载体形式的，必须打印成纸质材料，连同和优盘一起立卷归档。

（二）立卷归档分工

学校实行部门立卷的制度。

1.部门立卷归档是高校档案工作的基本制度和基础，各部门必须分工明确，协同配合。

2.校领导，各部门负责人，都应把涉及相应管理范围的档案工作列入自己的职责范围，督促有关部门、有关人员认真做好工作。

3.全校性、综合性的由党委办公室、学校办公室负责立卷归档，其余按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。

4.立卷归档涉及多个部门的大类，由一个或几个主要职能部门归口，其他部门可向它们集中或靠拢。

（三）立卷原则

1.立卷应按分类、时间、文号和文件材料的自然形成规律、保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。

2.文书类归档文件材料原则上按件管理。

3.其他类归档文件材料原则上相同内容的文件材料组成一卷，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷，注意分清年度，不可混年立卷。

4.要确保归档的文件材料能完整、准确、全面地反映学校的真实面貌和部门的主要活动，且便于保管、查找和利用。

（四）各类文件材料立卷归档时间

1.各类文件材料立卷归档时间除有特殊规定外，一般都要在次年六月底以前立卷归档完毕。

2.教学部门按教学年度归档的应在次年寒假前完成立卷归档工作。

3.科学研究、基本建设项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后2个月内完成立卷归档工作。

三、工作流程

（一）档案收集

1.电子档案收集

（1）上级文件：上级机关下发的与本校工作相关的文件材料由学校党委办公室、校长办公室负责在OA系统进行电子归档；

（2）校内发文：以学校名义制发的综合性文件由档案馆专人负责在OA系统进行电子归档；

（3）校内请示报告：呈报校党委、学校的请示、报告由档案馆专人负责在OA系统进行电子归档；

2.纸质档案收集

（1）会议纪要：学校党委会议纪要、校长办公会议纪要由学校党委办公室、校长办公室负责纸质档案收集；各二级党支部党政联席会议纪要由二级党组织负责纸质档案收集；

（2）工作总结、统计报表：学校教学机构、职能部门、教辅机构的各种工作总结、计划、统计报表由文件的拟制单位负责纸质档案收集；

（3）上级文件：上级机关下发的与本校工作相关的文件材料由学校学校党委办公室、校长办公室负责纸质档案打印、收集，专业性或业务性的文件材料由业务部门或承办部门负责纸质档案收集； 

（4）校内发文：以学校名义制发的综合性文件由党学校党委办公室、校长办公室负责纸质档案收集；

（5）校内请示报告：呈报校党委、学校的请示、报告由文件的拟制单位负责纸质请示报告收集；

（6）对外经济合同：经由学校加盖公章的对外经济合同由合同的拟制单位负责纸质经济合同收集；

（7）其他文件：其他未经学校OA系统却又有重大保存价值的档案文件由文件的拟制单位负责纸质文件收集。

（二）档案整理

目前学校档案管理实行电子档案和纸质档案双轨制管理模式，经由学校OA系统进行电子归档的学校请示报告，需由文件的拟制单位负责打印纸质档案并加盖部门公章。对外经济合同纸质由合同拟制单位负责提供合同原件。纸质档案的整理要求如下：

1.分类

（1）按年度分类：将归档文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；历经数年办完的文件，应归入结束年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。

（2）按类别、保管期限分类：根据《广州华立学院文件材料归档范围和档案保管期限表》的规定将归档文件材料按照不同的分类、保管期限进行分开。

2.排序

归档文件材料实现按件管理，不同分类、保管期限生成一个流水号，具体生成规则参照《广州华立学院档案分类方案》的相关规定，流水号的顺序根据文件的形成时间由早到晚顺序排列。

3.装订

（1）件内文件排列：批复、批示在前，请示、报告在后；正文在前，草稿居中，附件在后；转发件在前，被转发件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；其他文件材料按其形成规律和特点，按时间顺序排列。

（2）文件材料的修整：对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与文件材料不可分割的照片、字条等，要加边、修补和裱糊以便保持原样，长期保存；对较大的表格、纸张要适当进行折叠。

（3）更换易绣金属物：拆除文件材料上易锈蚀的金属物，改用不绣钢钉装订。

4.编码

每一件文件都要加盖“档号章”，并填写“档号章”的各项内容，编制“件号”。“档号章”的位置应在每件文件首页上端右侧的空白处。每一份文件都要编“页码”，“页码”编写在每一具有有效图文的页面的非装订线一侧的下角。

5.著录

归档文件应在“广州华立学院档案管理系统”中完成档案目录的著录。

（1）电子归档文件著录：电子归档的档案目录，由OA系统自动推送，归档人应该审核电子档案的数量与打印的电子档案纸质版的数量是否一致；

（2）未经电子归档的纸质档案著录：未经电子归档的纸质档案应该由归档人根据分类、保管期限在已归档的电子文件流水号后逐份进行著录。

（3）著录项内容:

①分类：文件所属的分类。

②保管期限：文件所属的保管期限。

③文号：文件制发机关的发文字号。

④责任者：制发文件的单位、组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

⑤题名：即文件标题。一般应照实抄录，若没有标题或标题不规范的可自拟标题。

⑥日期：文件的形成时间。填写时以8位阿拉伯数字标注年月日，在年、月之间加“﹒”号分隔，如2023.02.08  。

⑦页数：每一件归档文件的实际页数(文件中有图文的页面为一页）。

备注：注释文件需要说明的情况。

6.打印目录

在“广州华立学院档案管理系统”中完成文件著录后，可以根据需要选择打印各种目录。

7.填写“卷内备考表”

“卷内备考表”的填写内容，主要是盒内文件情况说明。包括盒内文件件数(或页数），文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，整理人(负责整理归档文件的人员姓名），检查人(负责检查归档文件整理质量的人员姓名）和日期(归档文件整理完毕的日期）。著录完毕的案卷，可以在“档案管理系统”中打印“卷内备考表”。

8.装盒

将归档文件按卷内目录件号顺序装入档案盒中。同时放 “卷内备考表”于盒内文件之后。档案盒脊背要编写相关案卷的“档号”。

（三）档案移交

归档部门整理好的档案，经档案馆检查合格后，在“广州华立学院档案管理系统”中打印目录移交。移交清单一式两份，移交时交接双方按移交清单核对，并履行签字盖章手续，办理移交。移交目录各执一份备查。

四、流程图

档案整理流程见图1

 图1 档案整理流程